Управление знаниями - это способ извлекать прибыль из общения людей. Для извлечения прибыли нужно, чтобы общение было целенаправленным и интенсивным. Для достижения этого используют 20% информационных технологий и 80% гуманитарных технологий. Управление проектами - это способ извлекать прибыль из организации деятельности людей. Очевидно, что при организации деятельности важнейшим условием является качественный и интенсивный обмен информации. Для этой цели в управлении проектами применяется управление знаниями.

Оставим пока без обсуждения гуманитарные технологии, составляющие в управлении знаниями 80% . Основная цель этих технологий - заставить людей охотно делиться информацией, а не скрывать ее. Лучшим секретом фирмы становится секрет, как не иметь секретов от коллег. Оставим это психологам и менеджерами, и обратимся к остающимся в управлении знаниями 20% IT-поддержки. Если изучать литературу по управлению знаниями, то уже через пару дней выяснится, системы управления знаниями отнюдь не сводятся к обеспечению <дискуссионных форумов> для сотрудников предприятия и сотрудников партнеров предприятия. Основа - это обеспечение целенаправленности и оперативности обсуждений. Поэтому информация в системе управления знаний высокоструктурирована.

Управление проектами предлагает свое структурирование для информации о проектах: документы и ресурсы, зависимости и вехи (milestones). Очевидно, что система управления знаниями должна структурировать информацию согласно этой онтологии управления проектами (онтология - набор понятий и связей между ними). Но тут вмешиваются 80% гуманитарных технологий, которые существенно корректируют применяющуюся традиционную онтологию управления проектами.

Так приходит идея сделать органайзер (управление проектами), который позволяет отображать средствами информационной системы достигнутое людьми в ходе их общения взаимопонимание (управление знаниями).

Коммуникатор (модуль для интернет-поддержки управления знаниями в проектах) как раз сделан для помощи сообществам и <плоским корпорациям> с большим числом горизонтальных связей, озабоченным выполнением проектов и не предназначен для озадачивания сотрудников в жестких административно-командных системах и предварительного ресурсного планирования больших проектов. Коммуникатор великолепно подойдет для поддержки взаимопонимания по текущим планам в разнородных множествах рабочих групп и обеспечения координации в ситуации с ежедневно меняющимися планами.

Еще одно отличие Коммуникатора, как системы управления знаниями о проекте: он специально настроен на ежедневно меняющиеся планы, и поэтому в нем сознательно не реализован блок долгосрочного планирования, включая выражение временнЫх зависимостей между работами в смысле <управления проектами>. Коммуникатор не умеет в которой вычислять критический путь, суммировать потребные ресурсы и т.д.

Наоборот, Коммуникатор помогает своим пользователям выжить в ситуации множества полузависимых мелких проектах, которые планируются и выполняются в многочисленных рабочих группах. Именно так устроены многие корпорации, в которых различные рабочие группы работают над множеством различных клиенских заказов, в которых потребности клиентов меняются чуть ли не ежедневно в ходе работ. Именно так работает РАО <ЕЭС России> над реформированием отрасли, где многочисленные проектные группы едва успевают развернуть свои проекты в зависимости от текущей политической ситуации как внутри РАО, так и вовне его. Такие системы также отличаются тем, что в них участвует много внешних людей, находящихся в самых разных географических местах и имеющих самое разное административное подчинение. Всем этим непрерывно прибывающим людям нужно быстро входить в курс дела, поэтому Коммуникатор намеренно был оставлен максимально простой системой, не включающей многочисленных функций как систем управления проектами (project management systems), так и систем управления работами (workflow management systems) и даже систем электронного документооборота (document management systems). Еще раз: думайте о Коммуникаторе как о коллективном органайзере, где группы людей могут фиксировать свое взаимопонимание по поводу выполняемых работ и их распределении среди участников.

В основу Коммуникатора положена метафора <плана, как пачки карточек с работами>, взятая из методологии экстремального программирования (extreme programming).

Заказчики заполняют бумажные карточки на каждую элементарную работу, после чего менеджеры раскладывают эти карточки на отдельные группы (пачки, кучки, пакеты работ), сообразуясь с наличными ресурсами и текущими производственными приоритетами. Назначенные на отдельные Исполнители работники далее выполняют эти работы и сдают их заказчикам. В конце концов, на всех карточках той или иной пачки работ появляются отметки об их приемке заказчиками. Вокруг каждой пачки работ собираются не все (пользователи) подряд, а некоторый относительно узкий круг участников этих работ (потенциальных менеджеров, заказчиков, исполнителей, наблюдателей). Менеджеры определяют, кто будет в кругу этих участников, занимающихся каждой конкретной пачкой работ.

Усиление этой метафоры: понятно, что <электронная карточка работы> одновременно может находиться в нескольких группах (стопках, пачках) карточек.

Важно отметить, что Коммуникатор ничего не делает <автоматически>, он просто позволяет людям фиксировать результаты их деятельности (договоренностей, фактов взятия обязательств, схемы разграничения полномочий и т.д.) в реальном мире. Пользователи следят, чтобы информация в Коммуникаторе максимально соответствовала реальному положению дел, и ориентируются на эту информацию в своей работе. Таким образом, Коммуникатор является средством координации их деятельности - то есть коллективным органайзером, средством управления знаниями об организации работ. Коммуникатор позволяет людям в ходе работ по проекту фиксировать договоренности, а затем обмениваться знаниями об их выполнении. Таким образом, Коммуникатор представляет собой систему управления знаниями в управлении проектами.

Для этого Коммуникатор поддерживает отнюдь не только <дискуссионный форум>. Основными сущностями Коммуникатора являются:

• Работы (задачи, задания, tasks, stories, операции и т.д. - листья в дереве направлений работ, карточки)
• Направления работ (проекты, этапы, релизы и т.д. - узлы в дереве направлений работ, стопки карточек).
• Материалы (тексты, файлы, ссылки, даже книги)
• Комментарии (реплики в дискуссиях)
• Пользователи (в ролях Участник, Менеджер, Оператор, Администратор, Заказчик, Исполнитель)
• Рабочие группы (группы пользователей с одинаковыми полномочиями -- бригады, отделы, проектные группы, Правление и т.д.)

Этот набор понятий и связей между ними, который поддерживается Коммуникатором, позволяет обсуждать онтологию управления знаниями в управлении проектами, а сам Коммуникатор классифицировать как систему представления знаний.

Но это уже предмет другого доклада.

* * *